Integracja BAS z Rozetka, Prom.ua i innymi marketplace'ami

Sprzedajesz na Rozetka, Prom.ua lub kilku marketplace'ach jednocześnie? Znasz więc ból ręcznego aktualizowania stanów magazynowych i przenoszenia zamówień do księgowości. Integracja marketplace'ów z BAS automatyzuje ten proces i ratuje przed sprzedażą ponad stan oraz błędami. Wyjaśniamy, jak to działa i które rozwiązanie wybrać.

Po co potrzebna jest integracja

Bez automatycznej wymiany danych menedżer ręcznie przenosi każde zamówienie do programu księgowego, a stany na stronach niemal zawsze nie zgadzają się z rzeczywistym stanem magazynu. Prowadzi to do:

• sprzedaży ponad stan towaru, którego już nie ma — i anulowań, które psują ocenę sprzedawcy;
• nieaktualnych cen na platformach;
• straty czasu menedżerów na rutynę;
• błędów przy ręcznym wprowadzaniu zamówień;
• niezadowolonych klientów i utraty kolejnych sprzedaży.

Integracja rozwiązuje ten problem: dane przepływają między systemem księgowym a marketplace'em automatycznie, bez udziału człowieka.

Co dokładnie jest synchronizowane

Stany magazynowe

Gdy towar sprzedaje się offline lub na innej platformie, BAS automatycznie aktualizuje ilość we wszystkich kanałach. Sprzedaż ponad stan znika, a klient widzi rzeczywistą dostępność.

Zamówienia

Nowe zamówienia z Rozetka i Prom.ua automatycznie trafiają do księgowości jako dokumenty — z towarami, ilością, danymi klienta i sposobem dostawy.

Ceny

Zmiana ceny w BAS automatycznie aktualizuje ją na platformach. Można ustawiać osobne ceny dla różnych kanałów (detal, marketplace, hurt).

Statusy

Status zamówienia (skompletowane, wysłane, numer listu przewozowego) jest przekazywany z powrotem na platformę, a klient widzi aktualną informację.

Karty produktów

Nazwy, opisy, cechy i zdjęcia można eksportować z systemu księgowego, aby nie wypełniać ich ręcznie na każdej platformie.

Jakie rozwiązania istnieją

Gotowe moduły dla BAS

Istnieją specjalistyczne rozszerzenia, które dodają do BAS wymianę z Rozetka, Prom.ua, Allo i innymi. Ustawiasz przypisanie magazynów i cen — a wymiana odbywa się według harmonogramu. To najszybsza droga dla typowego sklepu.

Pośredniczące serwisy-agregatory

Platformy takie jak serwisy do zarządzania przepływem towarów działają jako „most": z jednej strony podłączają się do BAS, z drugiej — do dziesiątek platform. Wygodne, gdy kanałów jest wiele i potrzebne jest jedno okno zarządzania.

Własna integracja przez API

Rozetka i Prom.ua mają API. Dla niestandardowych potrzeb można zamówić indywidualną integrację, która dokładnie odpowiada Twoim procesom biznesowym, strukturze magazynowej i zasadom ustalania cen.

Wymiana przez pliki YML/XML

Najprostszy wariant — eksport pliku produktowego z systemu księgowego, który platforma pobiera według harmonogramu. Sprawdza się, gdy potrzebna jest tylko aktualizacja asortymentu i cen, bez dwukierunkowej wymiany zamówień.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze

1. Dwukierunkowość. Czy przekazywane są nie tylko towary na platformę, ale też zamówienia z powrotem do księgowości.
2. Częstotliwość wymiany. Raz na godzinę wystarczy dla małego sklepu, przy wysokich obrotach potrzebna jest wymiana co kilka minut.
3. Liczba platform. Jeśli planujesz rozwój, wybierz rozwiązanie obsługujące wiele kanałów.
4. Dopasowanie asortymentu. Jak system wiąże Twój towar z kartą produktu na platformie — po indeksie, kodzie kreskowym czy ręcznie.
5. Rezerwacja stanów magazynowych. Czy można utrzymywać osobną rezerwę na sprzedaż online, aby kasa offline nie „zjadła" ostatniego towaru.
6. Wsparcie. Kto pomoże, jeśli wymiana przestanie działać w środku wyprzedaży.

Typowe błędy we wdrożeniu

• Nieskonfigurowane dopasowanie indeksów — towary dublują się lub nie są znajdowane.
• Jeden magazyn na wszystkie kanały bez rezerwy — i offline, i online „zjadają" te same stany do zera.
• Brak okresu testowego przed uruchomieniem na pełnym asortymencie.
• Ignorowanie uzgodnienia jednostek miary i VAT między systemami.

Specyfika pracy z Rozetka i Prom.ua

Każda platforma ma swoją specyfikę, którą warto uwzględnić przy konfiguracji wymiany:

• Rozetka. Działa zarówno przez własny panel sprzedawcy, jak i w modelu marketplace. Ma wymagania dotyczące jakości kart produktów, kategorii i cech. Zamówienia przychodzą z przypisaniem do sposobu dostawy.
• Prom.ua. Popularna platforma dla małych i średnich firm z elastycznym importem towarów przez cenniki w formacie XML/YML oraz przez API. Wygodna do szybkiego startu sprzedaży online.
• Inne platformy. Allo, Kasta, Епіцентр oraz własny sklep internetowy na OpenCart, Хорошоп lub innej CMS również można podłączyć do jednego systemu księgowego.

Najważniejsze — sprowadzić wszystkie kanały do jednego punktu ewidencji, aby BAS był jedynym źródłem prawdy o stanach magazynowych, cenach i zamówieniach.

Ile czasu i pieniędzy to oszczędza

Sklep z kilkoma setkami pozycji i dwiema–trzema platformami bez integracji traci codziennie godziny pracy menedżera na aktualizowanie stanów i przenoszenie zamówień. Automatyzacja całkowicie usuwa tę rutynę, zmniejsza liczbę anulowań z powodu sprzedaży ponad stan i uwalnia ludzi do pracy z klientami. Inwestycja w integrację zwykle zwraca się w ciągu kilku miesięcy.

Jak to robimy w SIRIUS

Konfigurujemy wymianę między Twoim BAS a Rozetka, Prom.ua i innymi platformami: stany magazynowe, ceny, zamówienia i statusy synchronizują się automatycznie. Przeprowadzamy audyt Twojej księgowości, dobieramy optymalne rozwiązanie — gotowy moduł, agregator lub indywidualną integrację — i towarzyszymy we wdrożeniu. Zostaw zgłoszenie, a Twoja sprzedaż online będzie działać bez ręcznej rutyny.