Was ist ein PRRO und wie schließt man es 2026 an?

Die Software-Registrierkasse (PRRO) ist zum Standard für die meisten ukrainischen Unternehmen geworden. Wenn Sie 2026 ein Geschäft, ein Café oder einen Online-Handel eröffnen, müssen Sie sich noch vor dem ersten Verkauf mit der PRRO auseinandersetzen. In diesem Artikel erklären wir einfach: Was ist das, wie unterscheidet sie sich von einer Hardware-Registrierkasse, wie wählt man den Dienst aus und wie schließt man ihn Schritt für Schritt an, ohne in Strafen zu geraten.

Was eine PRRO ist – einfach erklärt

Eine PRRO ist ein Programm, das die Funktionen eines Kassenapparats übernimmt. Sie erstellt fiskalische Belege und übermittelt Verkaufsdaten direkt über das Internet an die Server des Staatlichen Steuerdienstes (DPS). Statt eines physischen Kassenapparats verwenden Sie ein Smartphone, Tablet, Notebook oder POS-Terminal mit installierter Anwendung. Jeder Beleg erhält eine fiskalische Nummer von der DPS, und der Käufer kann ihn im Elektronischen Konto per QR-Code prüfen.

Die rechtliche Grundlage ist das Gesetz der Ukraine Nr. 265/95-ВР über die Anwendung von Registrierkassen im Bereich Handel sowie die Verordnungen des Finanzministeriums in der Fassung der Jahre 2024–2026. Die PRRO hat dieselbe Rechtskraft wie ein traditioneller Kassenapparat und verpflichtet ebenso zur Einhaltung der Kassendisziplin.

Wer zwingend eine PRRO benötigt

Seit 2022 erstreckt sich die Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse oder PRRO auf nahezu alle Einzelunternehmer (FOP), die Einheitssteuerzahler sind, mit Ausnahme der ersten Gruppe und bestimmter Tätigkeitsarten. Wenn Sie Zahlungen in bar oder per Karte für Waren oder Dienstleistungen annehmen, benötigen Sie in der überwiegenden Mehrzahl der Fälle eine PRRO. Das betrifft Geschäfte, Cafés, Friseure, Autowerkstätten, Online-Shops und sogar den mobilen Handel.

PRRO vs. Hardware-Registrierkasse: die wichtigsten Unterschiede

• Kosten. Eine Hardware-Registrierkasse kostet von 6000 bis 15000 UAH plus Wartung durch das Servicezentrum. Viele PRRO-Dienste haben einen kostenlosen Tarif oder kosten 0 bis 300 UAH pro Monat.
• Registrierung. Eine Hardware-Registrierkasse muss physisch zum Servicezentrum gebracht werden. Eine PRRO wird online über das Elektronische Konto des Steuerzahlers in wenigen Minuten registriert.
• Flexibilität. Die PRRO läuft auf jedem Gerät mit Internet. Man kann mehrere Kassen für eine Filiale ohne zusätzliche Hardware betreiben.
• Abhängigkeit vom Internet. Die PRRO benötigt eine Verbindung, hat aber einen Offline-Modus: Bis zu 36 Stunden am Stück und nicht mehr als 168 Stunden pro Monat kann ohne Internet gearbeitet werden, die Belege werden nach Wiederherstellung der Verbindung übermittelt.
• Wartung. Für eine Hardware-Registrierkasse ist ein Vertrag mit einem Servicezentrum erforderlich, für eine PRRO nicht.

Überblick über beliebte PRRO-Dienste

Checkbox

Einer der beliebtesten Dienste in der Ukraine. Bietet eine praktische Anwendung für Android und iOS, ein Web-Konto, eine API zur Integration mit Buchhaltungssystemen und Online-Shops. Geeignet sowohl für eine einzelne Filiale als auch für ein Netzwerk. Es gibt eine kostenlose Startphase und eine monatliche Zahlung. Die Stärke ist die Stabilität und die breite Unterstützung von Hardware.

Vchasno Kasa

Ein Produkt aus dem Vchasno-Ökosystem, das sich gut mit dem elektronischen Dokumentenmanagement integrieren lässt. Geeignet für Unternehmen, die bereits Vchasno.EDO nutzen. Praktisch für den Einzelhandel und den Dienstleistungssektor, mit verständlicher Oberfläche und flexibler Tarifierung.

SmartKasa

Eine Lösung, die auf eine einfache Anbindung und die Arbeit mit dem Smartphone ausgerichtet ist. Sie wird oft von kleinen Geschäften, Einzelunternehmern und dem mobilen Handel gewählt, dank minimaler Anforderungen an die Hardware – ein Telefon mit Internet genügt.

Wie man einen PRRO-Dienst auswählt

1. Art des Geschäfts. Für ein Café zum Mitnehmen genügt ein Smartphone mit SmartKasa. Für einen Supermarkt ist die Integration der PRRO mit einem POS-System und einem Barcode-Scanner erforderlich.
2. Anzahl der Kassen. Prüfen Sie, wie jede zusätzliche Kasse tarifiert wird.
3. Integration mit der Buchhaltung. Wenn Sie die Buchhaltung in BAS oder 1C führen, wählen Sie einen Dienst mit fertiger API oder einem Integrationsmodul.
4. Hardware-Unterstützung. Ob der Dienst mit Ihrem Fiskaldrucker, Ihrer Geldschublade und Ihrem Scanner arbeitet.
5. Technischer Support. Wie schnell Ihnen geholfen wird, wenn die Kasse zur Hauptgeschäftszeit ausfällt.

Schritt-für-Schritt-Anbindung der PRRO

1. Holen Sie sich eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Geeignet ist eine QES von der Bank, Diia.Pidpys oder einem akkreditierten Zentrum.
2. Registrieren Sie die Wirtschaftseinheit. Reichen Sie im Elektronischen Konto des Steuerzahlers das Formular 20-OPP mit den Angaben zu Ihrer Verkaufsstelle ein.
3. Registrieren Sie den Kassierer. Reichen Sie eine Meldung über die Personen ein, die Zugang zur PRRO haben.
4. Registrieren Sie die PRRO selbst. Reichen Sie einen Antrag nach dem Formular 1-PRRO ein – die DPS vergibt eine fiskalische Nummer.
5. Installieren Sie die Anwendung. Laden Sie den gewählten Dienst herunter, melden Sie sich per QES an, eröffnen Sie die Schicht und erstellen Sie den ersten Testbeleg.

Häufige Fehler

• Man vergisst, die Schicht am Ende des Tages zu schließen – das ist ein Verstoß gegen die Kassendisziplin.
• Man kontrolliert das Limit des Offline-Modus nicht und überschreitet 168 Stunden pro Monat.
• Man übermittelt den Z-Bericht nicht, weil man die PRRO mit einem einfachen Taschenrechner verwechselt.
• Man übergibt dem Käufer keinen Beleg – dafür sind erhebliche Strafen vorgesehen.

Bei SIRIUS helfen wir Ihnen, die passende PRRO für Ihr Unternehmen auszuwählen und die Integration mit Kasse, Scanner und dem Buchhaltungssystem BAS oder 1C einzurichten. Wir übernehmen die Registrierung beim Steuerdienst, schulen die Kassierer und gewährleisten den Support. Kontaktieren Sie uns – Sie sparen Zeit und vermeiden Strafen.