Резервне копіювання для малого бізнесу: як не втратити дані
Зранку каса не запускається, а комп'ютер пише «диск не знайдено». У базі — залишки, накладні й звіти за кілька років. Чи буде цей день звичайним робочим, залежить від одного: чи є у вас копія, з якої можна відновитися. Розповідаємо, як налаштувати резервне копіювання так, щоб воно справді спрацювало.
1. Що у вас цінне і скільки ви можете втратити
Почніть не з програм, а з переліку. Що зупинить роботу, якщо зникне: база обліку 1С чи BAS, касова програма, документи й договори, налаштування ваг і принтерів, пошта. Найважливіше — те, без чого ви не відкриєтеся завтра зранку. Далі дайте відповідь на два питання.
Скільки даних можна втратити?
Якщо копія робиться раз на добу вночі, у найгіршому разі ви втратите один день роботи: чеки, накладні, зміни цін. Фахівці називають це RPO.
Як швидко треба повернутися до роботи?
Година простою в суботу коштує інакше, ніж у понеділок зранку. Час відновлення називають RTO.
2. Повна копія чи лише файли
| Вид копії | Що зберігає | Відновлення |
|---|---|---|
| Повна | усе: систему, програми, бази, документи | найшвидше: одна копія повертає робоче місце цілком |
| Інкрементна | лише зміни від попередньої копії | довше: потрібен увесь ланцюжок копій |
| Диференційна | зміни від останньої повної копії | середньо: повна копія плюс остання диференційна |
Копія лише бази не поверне роботу, якщо зламався комп'ютер. Доведеться заново ставити Windows, касову програму, драйвери ваг і принтерів. Повна копія відновлює робоче місце разом з усіма налаштуваннями.
3. Де зберігати: правило 3-2-1
Американське агентство кібербезпеки CISA радить правило 3-2-1:
- 3 копії важливих даних: робоча і дві резервні;
- 2 різні носії;
- 1 копія поза офісом.
Чому поза офісом: пожежа, затоплення чи крадіжка знищать і комп'ютер, і флешку з копією, що лежить у шухляді поруч. Мережевий диск у тій самій кімнаті теж не вважається «поза офісом».
4. Захист від вірусів-шифрувальників
Шифрувальник не лише блокує файли. За даними CISA, багато таких програм спершу шукають і знищують резервні копії, до яких можуть дістатися. Тому копія на підключеному диску чи в сусідній папці зашифрується разом з усім іншим. Що допомагає:
- копії поза мережею офісу;
- незмінні копії: протягом установленого терміну їх неможливо видалити чи змінити, навіть знаючи пароль;
- копії за кілька днів, щоб повернутися до стану до зараження.
5. Перевіряйте, що копія відновлюється
Копія, з якої жодного разу не відновлювалися, — це лише надія. CISA радить регулярно перевіряти доступність і цілісність копій. Призначте відповідального, і хоча б раз на квартал пробно відновлюйте файл або базу на іншому комп'ютері.
Чек-лист на 5 хвилин
- ☐ Ви знаєте, які дані найважливіші.
- ☐ Копія робиться автоматично, щодня.
- ☐ Одна копія зберігається поза офісом.
- ☐ Копію неможливо видалити з робочого комп'ютера.
- ☐ Зберігаються копії за кілька днів.
- ☐ Відновлення перевіряли протягом останніх трьох місяців.
Якщо хоч на одне питання ви відповіли «ні», ваші дані під загрозою.
Часті запитання
Чим копіювання відрізняється від синхронізації з Google Диском чи OneDrive?
Синхронізація повторює зміни: видалений чи зашифрований файл зникне і в хмарі. Резервна копія зберігає стан даних на певну дату.
Як часто робити копію?
Для малого бізнесу — щонайменше раз на добу, після завершення робочого дня.
Чи достатньо копії лише бази 1С?
Цього вистачить, щоб не втратити облік, але не щоб швидко повернутися до роботи: після поломки комп'ютер доведеться налаштовувати з нуля.
Чи можна з повної копії відновити один файл?
Зазвичай так: з повної копії можна дістати окремий файл чи папку, не відновлюючи весь комп'ютер.
Доручіть це нам
Усе описане можна налаштувати самостійно. А можна доручити нам: ми щодня робимо повну копію ваших даних на власний захищений сервер, і її неможливо видалити чи змінити протягом установленого терміну.